Een online event organiseren lijkt misschien makkelijker dan het is. Iedereen heeft tenslotte veel ervaring met Zoom, Teams en Hangouts. Toch is het organiseren van een online event echt iets anders. Onze leerpunten hebben wij opgesomd in vijf tips, val er alsjeblieft niet in, dat hebben wij namelijk al voor je gedaan.
Tip 1: Beschrijf het doel van je webinar in één zin.
Waarom wil je eigenlijk een webinar organiseren? Het doel is natuurlijk cruciaal bij een online bijeenkomst. Deelname is vaak ook veel vrijblijvender, je wordt zo ‘weggeklikt’ als je niet kan leveren in de uitzending. Om het doel helder te krijgen is het vaak handig om te zorgen dat je in een zin kan uitleggen welk ‘probleem’ je voor de kijker gaat oplossen. Een voorbeeld kan zijn: Tijdens ons online event betrekken wij onze klanten bij productontwikkeling en plannen voor 2021 of tijdens ons online event informeren wij de deelnemers over de nieuwe regelgeving inzake …
Tip 2: Verplaats je in de deelnemer, bedenk wat hij wil horen en hoe lang je hem kan binden.
Iedereen is druk en helemaal in deze periode is de tijd van deelnemers schaars en concurreer je met allerlei andere online meetings en bijeenkomsten. Het is dus heel erg belangrijk dat je weet wat je doel is (zie tip 1) en hoe je dit wil overbrengen. Over het algemeen geldt, langer is niet altijd beter en online mag je 50% van de tijd van een fysiek event claimen. Want of je het nu bewust zo ervaart of niet, men vergelijkt snel met andere scherm uitzendingen en via die weg kom je bij televisie. Wat bij tv erg belangrijk is, is snelheid. Zorg voor veel verschillende indrukken, niet alleen presentaties en interviews, maar zorg voor afwisseling met een leuk filmpje op locatie en wellicht een andere spreker die op afstand inbelt. Zo houd je het afwisselend, fris en snel. En daar profiteert je online event van.
Tip 3: Betrek de deelnemers
De meest succesvolle online events staan bol van de interactie. Let op, je concurreert met veel andere schermen die je deelnemer heeft openstaan. Dus zorg dat je hem direct aan het begin de uitzending intrekt met bijvoorbeeld een prikkelende poll. Iedereen vindt het tenslotte leuk om zijn mening te geven. Ook werkt het goed om de chat veel aandacht te geven. Stel iemand aan die buiten de uitzending om de chat modereert en interactie uitlokt. Deze persoon kan interessante vragen doorgeven aan de moderator. Zo voelt de deelnemer zich optimaal betrokken en is de beoordeling van je event altijd hoger!
Tip 4: Kies een platform dat past bij je event
De keuze voor een platform vloeit voort uit je doelstelling. Wil je enkel zenden of wil je interactie, wil je met een ‘klein’ groepje in gesprek of wil je met honderden mensen netwerken. De volgende opties zijn er om uit te kiezen:
In de meeste gevallen wordt voor een live uitzending een webinar platform gebruikt. Eenvoudig om te gebruiken voor de deelnemers en de kosten blijven laag.
Tip 5: Houd het ontspannen en ‘gezellig’
Echt weer zo’n Nederlands punt, het moet gezellig zijn. Wat we hiermee bedoelen aan te geven is dat een online event niet te klinisch moet zijn. Het draaiboek, de autocue en het feit dat je het publiek niet kan zien, kan er voor zorgen dat de uitzending te strak wordt. Met als gevolg dat het erg zakelijk en afstandelijk is, waar bij een fysiek event altijd ruimte is voor improvisatie. Zorg er dus voor dat het een ontspannen uitzending blijft, als er iets niet helemaal vloeiend gaat, geen probleem, zolang je er maar open over communiceert met de deelnemers!
Heeft u vragen over het organiseren van een webinar of een hybride event? Of wilt u meer weten over de tarieven? Neem vrijblijvend contact met ons op door het formulier in te vullen. We nemen dezelfde werkdag nog contact met u op.
Meer informatie nodig? We helpen u graag.